Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
der CoFinCo GmbH – Consulting • Finance • Controlling


Präambel
 
Die CoFinCo GmbH (nachfolgend „Dienstleister") bietet eine cloudbasierte digitale Lösung für Buchhaltung, Controlling, Archivierung und Beratungsleistungen. Der Dienstleister bietet damit eine externe digitale Finanzabteilung für Praxen, medizinische Einrichtungen und Unternehmen.
 
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsschluss
(1) Diese AGB gelten für sämtliche Verträge zwischen dem Dienstleister und seinen Kunden (nachfolgend „Auftraggeber") über die in § 2 beschriebenen Leistungen. Diese AGB gelten für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.
(2) Angebote des Dienstleisters sind freibleibend und unverbindlich. Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande; der Dienstleister übersendet dem Auftraggeber ein schriftliches Angebot, das der Auftraggeber in Textform annimmt.
(3) Individuelle Vereinbarungen im Angebot gehen diesen AGB vor.
(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Dienstleister ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
 
§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsarten
(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Erbringung kaufmännischer, buchhalterischer und administrativer Dienstleistungen durch den Dienstleister.
(2) Der Dienstleister erbringt die in Absatz 4 genannten, nach § 6 Nr. 4 StBerG privilegierten Tätigkeiten – insbesondere das eigenverantwortliche Buchen laufender Geschäftsvorfälle – in eigener Verantwortung durch eine geprüfte Bilanzbuchhalterin (IHK), die über die hierfür erforderliche kaufmännische Ausbildung und praktische Tätigkeit im Sinne des § 6 Nr. 4 StBerG verfügt. Die Ausführung im Einzelnen kann durch von ihr angeleitete und beaufsichtigte Mitarbeitende oder sonstige Erfüllungsgehilfen erfolgen; die fachliche Verantwortung verbleibt beim Dienstleister.
(3) Der Dienstleister erbringt seine Leistungen in vier Kategorien, die sich in Vertragslaufzeit und Vergütung unterscheiden und im Einzelnen der jeweils gültigen Anlage 1 (Preis- und Leistungsverzeichnis) zu entnehmen sind:

• Pakete – aufeinander aufbauende Leistungsbündel im Bereich Outsourcing Finance (§ 3),

• Einzelleistungen – Accounting und Controlling außerhalb der Pakete, die ausdrücklich nicht aufeinander aufbauen (§ 4),

• Einmalleistungen – CFO-Service und Consulting, tagesgenau abgerechnet (§ 5),

• Zusatzleistungen – Arbeiten außerhalb des jeweils gebuchten Leistungsumfangs (§ 6).

(4) Insbesondere umfasst das Leistungsspektrum des Dienstleisters:

• Sortierung, Digitalisierung und Organisation von Belegen

• Kontierung und Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle

• Debitoren- und Kreditorenmanagement nebst Zahlungsverkehr

• eigenverantwortliche Führung der laufenden Finanzbuchhaltung sowie Übergabe der Buchhaltungsunterlagen an den Steuerberater zur Erstellung von Jahresabschluss und Steuererklärungen

• kaufmännische Auswertungen und Reports

• Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung zur Weitergabe an den Kunden bzw. dessen Steuerberater

• Rechnungs- und Mahnwesen

• digitale kaufmännische Assistenzleistungen

• Kommunikation mit Steuerberater, Banken und Behörden im organisatorischen Rahmen

• Unterstützung im Bereich Controlling und Unternehmensorganisation

• CFO-Tätigkeiten

• Consultingleistungen

• Coaching

(5) Steuerberatende Tätigkeiten, Rechtsberatung sowie erlaubnispflichtige Tätigkeiten nach dem Steuerberatungsgesetz sind in keinem Fall Gegenstand der Leistungen des Dienstleisters. Insbesondere werden nicht erbracht:

• steuerliche Beratung,

• Versand von Umsatzsteuervoranmeldungen,

• Erstellung von Jahresabschlüssen,

• Erstellung von Steuererklärungen,

• Vertretung gegenüber Finanzbehörden,

• Rechtsberatung,

• verbindliche steuerliche Würdigungen.

(6) Lohnbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Fertigen von Lohnsteuer-Anmeldungen sind derzeit nicht Gegenstand der Leistungen des Dienstleisters. Dies stellt keine gesetzliche Beschränkung dar, sondern eine bewusste Entscheidung des Dienstleisters zum aktuellen Leistungsangebot.
(7) Besteht eine Kooperation mit einem vom Auftraggeber beauftragten Steuerberater, übernimmt der Dienstleister im Rahmen dieser Kooperation lediglich koordinierende und unterstützende Aufgaben gemäß § 11. Die in Absatz 5 genannten Tätigkeiten bleiben stets dem Steuerberater vorbehalten. Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, selbst einen Steuerberater mit den steuerlichen Leistungen zu beauftragen, sofern er nicht bereits über einen solchen verfügt.
 
§ 3 Pakete (Bausteinsystem)
(1) Pakete bündeln Outsourcing-Finance-Leistungen zu einem monatlichen Festpreis gemäß Anlage 1. Die Pakete bauen aufeinander auf: Ein höherwertiges Paket umfasst stets den vollständigen Leistungsumfang des jeweils niedrigeren Pakets zuzüglich der dort zusätzlich ausgewiesenen Leistungen.
(2) Für Vertragslaufzeit und Kündigung von Paketen gilt § 7.
(3) Ein Upgrade in ein höherwertiges Paket ist jederzeit mit sofortiger Wirkung bzw. zum nächstmöglichen Termin möglich; die Mehrvergütung wird ab dem Zeitpunkt des Upgrades zeitanteilig berechnet.
(4) Ein Downgrade in ein niederwertiges Paket ist erst zum Ablauf der jeweils geltenden Mindestlaufzeit bzw. Kündigungsfrist gemäß § 7 möglich und ist mit einer Frist von 3 Monaten zum Laufzeitende in Textform zu erklären.
(5) Leistungen, die nicht ausdrücklich Bestandteil des gebuchten Pakets sind, gelten als Zusatzleistungen gemäß § 6.
 
§ 4 Einzelleistungen (Accounting und Controlling)
(1) Accounting und Controlling können alternativ zu einem Paket auch als eigenständige Einzelleistungen beauftragt werden. Diese Einzelleistungen bauen ausdrücklich nicht aufeinander auf und werden getrennt gemäß Anlage 1 vergütet.
(2) Für Vertragslaufzeit und Kündigung von Einzelleistungen nach Absatz 1 gilt § 7 entsprechend.
 
§ 5 Einmalleistungen (CFO-Service und Consulting)
(1) CFO-Service und Consulting werden als Einzelleistungen angeboten, für die jeweils ein individuelles Angebot erstellt wird.
(2) CFO-Service und Consulting werden tagesgenau nach den in Anlage 1 ausgewiesenen Tagessätzen abgerechnet. Eine Mindestvertragslaufzeit gemäß § 7 Absatz 1 besteht für diese Leistungen nicht; sie enden mit Abschluss des vereinbarten Projekts bzw. Erreichen der vereinbarten Tage.
 
§ 6 Zusatzleistungen
(1) Leistungen, die nicht ausdrücklich Bestandteil des gebuchten Pakets oder der beauftragten Einzelleistung sind, gelten als Zusatzleistungen.
(2) Zusatzleistungen werden nach Aufwand berechnet. Es gelten folgende Stundensätze je angefangene Stunde gemäß Anlage 1:

• kaufmännische Assistenzleistungen: 75 EUR netto / Stunde

• Controlling- und Finance-Leistungen: 95 EUR netto / Stunde

• Sonderauswertungen: 95 EUR netto / Stunde

• CFO und Consultingleistungen: 250 EUR netto/Stunde

(3) Zusätzliche Buchungssätze oberhalb des Paket- oder Leistungsumfangs werden mit 1,00 EUR netto je Buchungssatz berechnet.
(4) Der Dienstleister weist den Auftraggeber vor Beginn einer absehbar über 1 Stunde hinausgehenden Zusatzleistung auf deren Charakter und die voraussichtlichen Kosten hin. Bereits erforderliche, nicht aufschiebbare Arbeiten zur Vermeidung eines Schadens sind hiervon ausgenommen.
 
§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung
(1) Pakete und Einzelleistungen gemäß §§ 3 und 4 werden mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten geschlossen.
(2) Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 6 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird.
(3) Die Kündigung bedarf der Schriftform und ist an die bekannte Geschäftsadresse oder an info@cofinco.de zu senden.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(5) Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• wiederholtem Zahlungsverzug,

• nachhaltiger Verletzung von Mitwirkungspflichten,

• Übermittlung unzutreffender oder irreführender Unterlagen,

• Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften.

(6) Für Einmalleistungen (CFO-Service, Consulting) gilt § 5 Absatz 2; die Absätze 1 und 2 dieses Paragrafen finden auf sie keine Anwendung.
 
§ 8 Zusammenarbeit und digitale Arbeitsweise
(1) Die Zusammenarbeit erfolgt vollständig digital und remote, wahlweise im System des Auftraggebers oder im System des Dienstleisters.
(2) Für die Zusammenarbeit im System des Auftraggebers stellt dieser die erforderliche Hardware und Software zur Verfügung oder ermöglicht einen Remotezugang zu seinem System.
(3) Der Auftraggeber stellt dem Dienstleister sämtliche Unterlagen, Belege und Informationen digital zur Verfügung, insbesondere über Cloudspeicher, (verschlüsselte) E-Mail, ein Mandantenportal, die Agenda Software oder sonstige digitale Schnittstellen.
(4) Papierunterlagen werden grundsätzlich nicht verarbeitet, sofern nichts anderes ausdrücklich vereinbart wurde.
(5) Der Auftraggeber verpflichtet sich, sämtliche Unterlagen vollständig, richtig und fristgerecht bereitzustellen. Verzögerungen aufgrund verspäteter oder unvollständiger Unterlagen gehen nicht zulasten des Dienstleisters.
 
§ 9 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber stellt sicher, dass sämtliche Unterlagen vollständig, geordnet und fristgerecht übermittelt werden. Unterlagen sind insbesondere in Form gescannter Einzelbelege bereitzustellen; eine unsortierte Sammelablage („digitaler Schuhkarton") wird nicht bearbeitet.
(2) Der Auftraggeber bleibt für die sachliche und inhaltliche Richtigkeit aller Belege und Angaben verantwortlich.
(3) Der Auftraggeber prüft sämtliche Auswertungen, Berichte und Unterlagen eigenständig.
(4) Der Auftraggeber benennt einen festen Ansprechpartner.
 
§ 10 Vergütung und Zahlungsbedingungen
(1) Die vereinbarte Vergütung für Pakete und Einzelleistungen ist monatlich im Voraus fällig. Einmalleistungen werden gemäß § 5 tagesgenau nach Projektabschluss bzw. gemäß vereinbartem Zahlungsplan abgerechnet.
(2) Sämtliche Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
(3) Rechnungen sind innerhalb von 7 Tagen ohne Abzug zahlbar. Zur Zahlung wird ein SEPA-Lastschriftmandat angeboten.
(4) Wählt der Auftraggeber das Lastschriftmandat, ermöglicht er dem Dienstleister bzw. einem von diesem beauftragten Zahlungsdienstleister, bei Fälligkeit den offenen und fälligen Betrag von seinem Konto einzuziehen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zu einer ausreichenden Kontodeckung.
(5) Der Dienstleister ist berechtigt, bei Zahlungsverzug die Leistungen bis zum Ausgleich offener Forderungen auszusetzen. Für Rücklastschriften und Kontounterdeckungen wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 10 EUR erhoben.
(6) Preisänderungen aufgrund erheblicher Kostensteigerungen bleiben vorbehalten und werden mindestens 6 Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform angekündigt. Widerspricht der Auftraggeber einer Preisänderung nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Ankündigung, gilt sie als angenommen; der Dienstleister weist in der Ankündigung gesondert auf dieses Widerspruchsrecht und die Frist hin. Widerspricht der Auftraggeber, ist der Dienstleister berechtigt, das betroffene Paket bzw. die betroffene Einzelleistung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung ordentlich zu kündigen.
(7) Rechnungen und Mahnungen werden per E-Mail versendet. Mahngebühren werden dem tatsächlichen Aufwand entsprechend erhoben.
(8) Eine Rückerstattung bereits geleisteter Monatsentgelte ist ausgeschlossen.
 
§ 11 Haftung
(1) Der Dienstleister haftet unbeschränkt für Schäden aus vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzungen.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Dienstleister nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
(3) Die Haftung ist der Höhe nach in jedem Fall auf die Vergütung begrenzt, die der Auftraggeber in den 12 Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis an den Dienstleister gezahlt hat; besteht die Zusammenarbeit noch keine 12 Monate, ist die Haftung auf die hochgerechnete Jahresvergütung zum vereinbarten Preis begrenzt.
(4) Eine Haftung für steuerliche Nachteile ist ausgeschlossen, soweit diese nicht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Dienstleisters beruhen.
(5) Für Fristversäumnisse aufgrund verspäteter Unterlagenübermittlung durch den Auftraggeber übernimmt der Dienstleister keine Haftung.
 
§ 12 Datenschutz und Vertraulichkeit
(1) Dienstleister und Auftraggeber verpflichten sich, über alle im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch anderweitig zu verwerten. Dies gilt gegenüber jeglichen unbefugten Dritten, auch gegenüber unbefugten Mitarbeitenden des Auftraggebers, und soweit die Weitergabe nicht zur ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des Dienstleisters erforderlich ist. In Zweifelsfällen holt der Dienstleister vor einer Weitergabe die Zustimmung des Auftraggebers ein.
(2) Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze (DSGVO und BDSG).
(3) Sofern erforderlich, schließen die Parteien zusätzlich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters sind im gesonderten Dokument „Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) der CoFinCo GmbH" beschrieben, das Bestandteil der jeweiligen AVV ist.
 
§ 13 Datenzugriff und Aufbewahrung
(1) Der Auftraggeber bleibt Eigentümer sämtlicher Daten und Unterlagen.
(2) Nach Vertragsende werden die digitalen Unterlagen dem Auftraggeber oder dessen Steuerberater bereitgestellt.
(3) Der Dienstleister ist berechtigt, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten, auch nach Beendigung der Zusammenarbeit.
(4) Die Herausgabe erfolgt grundsätzlich digital.
 
§ 14 Kooperation mit Steuerberatern
(1) Sofern der Auftraggeber einen eigenen Steuerberater beauftragt hat, erfolgt die Zusammenarbeit des Dienstleisters mit diesem koordinativ und unterstützend.
(2) Der Dienstleister übernimmt keine Verantwortung für steuerliche Bewertungen oder steuerliche Entscheidungen des Steuerberaters.
 
§ 15 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie der auf ihrer Grundlage geschlossenen Verträge bedürfen der Textform.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
(4) Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Dienstleisters.
(5) Die jeweils aktuelle Fassung dieser AGB ist jederzeit digital abrufbar.
 
Stand: 16.09.26